現在、障がい者のグループホームを運営しており、業務の効率化について課題感を持っています。

具体的には、以下のプロセスに業務負荷がかかっています。
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グループホームにおける具体的な流れ

1. ヒアリング: 利用者や家族から生活状況、希望、困りごとなどを聞き取る。
2. アセスメント: ヒアリング結果やその他の情報（医療情報、関係機関との連携情報など）を基に、利用者の状況を客観的に分析する。
3. 個別支援計画書の作成: アセスメント結果に基づいて、具体的な支援内容、目標、実施時期などを盛り込んだ計画書を作成する。
4. 計画の説明と同意: 作成した計画書を利用者や家族に説明し、同意を得る。
5. 計画の実施: 作成した計画に基づいて、日常生活支援、機能訓練、社会参加支援などを行う。
6. モニタリング: 定期的に計画の進捗状況や利用者の状況を評価し、必要に応じて計画を見直す。
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上記にプラスして、利用者からまたは支援者スタッフから特定のケアマネジャーへの質問・相談・問い合わせが集中しており、その応答にも負荷がかかっています。

これらを解決するために、AIを活用・実装したいと思っているのですが、利用者のAIリテラシーが高いわけではないので、まずはLINEでのチャットボットなどを考えています。

しかしこれは一部のプロセスの効率化にしかならないため、1～6＋ケアマネジャーの負荷削減の一連のプロセスをAIやエージェント機能を活用して解消したいのですが、何か方法はありますか？

＜補足＞
・GAS
・Zapier
・Dify
・n8n…etc.

などなど、調べてみると、色々と使えそうなツールや手段の候補はあるのですが、どれも具体的にどのように活用できるのかピンと来ず、困っています・・・